ระบบนักเรียน
เป็นระบบการดูแลช่วยเหลือนักเรียน การดูแลช่วยเหลือนักเรียน คือ การส่งเสริม พัฒนา การป้องกัน และแก้ไขปัญหาเพื่อให้นักเรียนได้พัฒนาเต็มตามศักยภาพ มีคุณลักษณะที่พึงประสงค์ มีภูมิคุ้มกันทางจิตใจที่เข็มแข็ง คุณภาพชีวิตที่ดี มีทักษะการดำรงชีวิต และรอดพ้นจากวิกฤติทั้งปวง ระบบการดูแลช่วยเหลือนักเรียน คือ กระบวนการดำเนินงานดูแลช่วยเหลือนักเรียนอย่างเป็นระบบ มีขั้นตอนชัดเจน พร้อมทั้งมีวิธีการและเครื่องมือที่มีมาตรฐาน คุณภาพ และมีหลักฐานการทำงานที่ตรวจสอบได้โดยมี ครูประจำชั้น/ครูที่ปรึกษาเป็นบุคลากรหลักในการดำเนินงาน โดยการมีส่วนร่วมของบุคลากรทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องทั้งภายในและนอกสถานศึกษา ได้แก่ คณะกรรมการสถานศึกษา ผู้ปกครอง ชุมชน ผู้บริหาร และครูทุกคน มีวิธีการและเครื่องมือที่ชัดเจน มีมาตรฐานคุณภาพ และมีหลักฐานการทำงานที่ตรวจสอบได้
วัตถุประสงค์ของระบบการดูแลช่วยเหลือนักเรียน
1. เพื่อให้การดำเนินงานดูแลช่วยเหลือนักเรียนเป็นไปอย่างมีระบบ มีประสิทธิภาพ
2. เพื่อให้โรงเรียน กรรมการสถานศึกษา ผู้ปกครอง ชุมชน องค์กรและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง มีการทำงานร่วมกัน โดยผ่านกระบวนการทำงานที่ชัดเจน มีร่องรอยหลักฐานการปฏิบัติงาน สามารถตรวจสอบและประเมินผลได้
ประโยชน์และคุณค่าของระบบการดูแลช่วยเหลือนักเรียน
1. นักเรียนได้รับการดูแลช่วยเหลืออย่างทั่วถึง และตรงตามสภาพปัญหา
2. สัมพันธภาพระหว่างครูกับนักเรียนเป็นไปด้วยดี และอบอุ่น
3. นักเรียนรู้จักตนเอง และควบคุมตนเองได้
4. นักเรียนเรียนรู้อย่างมีความสุข และได้รับการส่งเสริมพัฒนาเต็มตามศักยภาพอย่างรอบด้าน
5. ผู้เกี่ยวข้องมีส่วนร่วมในการพัฒนาคุณภาพนักเรียนอย่างเข้มแข็ง จริงจัง ด้วยความเสียสละ เอาใจใส่
กระบวนการและขั้นตอนของระบบการดูแลช่วยเหลือนักเรียน
ระบบการดูแลช่วยเหลือนักเรียน เป็นกระบวนการดำเนินงานดูแลช่วยเหลือนักเรียนอย่างเป็นระบบ มีขั้นตอน มีครูที่ปรึกษาเป็นบุคลากรหลักในการดำเนินงาน โดยการมีส่วนร่วมของบุคลากรทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องทั้งภายในและนอกสถานศึกษา ได้แก่ คณะกรรมการสถานศึกษา ผู้ปกครอง ชุมชน ผู้บริหาร และครูทุกคน มีวิธีการและเครื่องมือที่ชัดเจน มีมาตรฐานคุณภาพ และมีหลักฐานการทำงานที่ตรวจสอบได้
กระบวนการและขั้นตอนของระบบการดูแลช่วยเหลือนักเรียน มีองค์ประกอบ 5 ประการ คือ
1. การรู้จักนักเรียนเป็นรายบุคคล
2. การคัดกรองนักเรียน
3. การป้องกันและแก้ไขปัญหา
4. การพัฒนาและส่งเสริมนักเรียน
5. การส่งต่อ
1. การรู้จักนักเรียนเป็นรายบุคคล
ด้วยความแตกต่างของนักเรียนแต่ละคนที่มีพื้นฐานความเป็นมาของชีวิตที่ไม่เหมือนกัน หล่อหลอม ให้เกิดพฤติกรรมหลากหลายรูปแบบ ทั้งด้านบวกและด้านลบ ดังนั้น การรู้จักข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับตัวนักเรียน จึงเป็นสิ่งสำคัญ ที่จะช่วยให้ครูที่ปรึกษามีความเข้าใจนักเรียนมากขึ้นสามารถนำข้อมูลมาวิเคราะห์เพื่อการ คัดกรองนักเรียน เป็นประโยชน์ในการส่งเสริม การป้องกันและแก้ไขปัญหาของนักเรียนได้อย่างถูกทาง ซึ่งเป็นข้อมูลเชิงประจักษ์มิใช่การใช้ความรู้สึกหรือการคาดเดาโดยเฉพาะในการแก้ไขปัญหานักเรียน ซึ่งจะทำให้ไม่เกิดข้อผิดพลาดต่อการช่วยเหลือนักเรียนหรือเกิดได้น้อยที่สุด
2. การคัดกรองนักเรียน
การคัดกรองนักเรียน เป็นการพิจารณาข้อมูลที่เกี่ยวกับตัวนักเรียน เพื่อการจัดกลุ่มนักเรียน อาจนิยามกลุ่มได้ 4 กลุ่ม คือ
กลุ่มปกติ คือ นักเรียนที่ได้รับการวิเคราะห์ข้อมูลต่าง ๆ ตามเกณฑ์การคัดกรองของโรงเรียนแล้วอยู่ในเกณฑ์ของกลุ่มปกติ ซึ่งควรได้รับการสร้างเสริมภูมิคุ้มกันและการส่งเสริมพัฒนา
กลุ่มเสี่ยง คือ นักเรียนที่จัดอยู่ในเกณฑ์ของกลุ่มเสี่ยงตามเกณฑ์การคัดกรองของโรงเรียน ซึ่งโรงเรียนต้องให้การป้องกันหรือแก้ไขปัญหาตามแต่กรณี
กลุ่มมีปัญหา คือ นักเรียนที่จัดอยู่ในเกณฑ์ของกลุ่มมีปัญหาตามเกณฑ์การคัดกรองของโรงเรียน ซึ่งโรงเรียนต้องช่วยเหลือและแก้ปัญหาโดยเร่งด่วน
กลุ่มพิเศษ คือ นักเรียนที่มีความสามารถพิเศษ มีความเป็นอัจฉริยะ แสดงออกซึ่งความสามารถอันโดดเด่นด้านใดด้านหนึ่งหรือหลายด้าน อย่างเป็นที่ประจักษ์เมื่อเทียบกับผู้มีอายุในระดับเดียวกันภายใต้สภาพแวดล้อมเดียวกัน ซึ่งโรงเรียนต้องให้การส่งเสริมนักเรียนได้พัฒนาศักยภาพความสามารถพิเศษนั้นจนถึงขั้นสูงสุด
การจัดกลุ่มนักเรียนนี้ มีประโยชน์ต่อครูที่ปรึกษาในการหาวิธีการเพื่อดูแลช่วยเหลือนักเรียน ได้อย่างถูกต้อง โดยเฉพาะการแก้ไขปัญหาให้ตรงกับปัญหาของนักเรียนยิ่งขึ้น และมีความรวดเร็วในการแก้ไขปัญหา เพราะ มีข้อมูลของนักเรียนในด้านต่าง ๆ ซึ่งหากครูที่ปรึกษาไม่ได้คัดกรองนักเรียนเพื่อการจัดกลุ่มแล้ว ความชัดเจนในเป้าหมายเพื่อการแก้ไขปัญหาของนักเรียนจะมีน้อยลง มีผลต่อความรวดเร็วในการช่วยเหลือ ซึ่งบางกรณีจำเป็น ต้องแก้ไขโดยเร่งด่วน
3. การป้องกันและแก้ไขปัญหา
ในการดูแลช่วยเหลือนักเรียน ครูควรให้ความเอาใจใส่กับนักเรียนทุกคนอย่างเท่าเทียมกัน แต่สำหรับนักเรียนกลุ่มเสี่ยง/มีปัญหานั้น จำเป็นอย่างมากที่ต้องให้ความดูแลเอาใจใส่อย่างใกล้ชิดและหาวิธีการช่วยเหลือทั้งการป้องกัน และการแก้ไขปัญหา โดยไม่ปล่อยปละละเลยนักเรียนจนกลายเป็นปัญหาของสังคม การสร้างภูมิคุ้มกัน การป้องกันและแก้ไขปัญหาของนักเรียน จึงเป็นภาระงานที่ยิ่งใหญ่และมีคุณค่าอย่างมากในการพัฒนาให้นักเรียนเติบโตเป็นบุคคลที่มีคุณภาพของสังคมต่อไป
การป้องกันและการแก้ไขปัญหาให้กับนักเรียนนั้นมีหลายเทคนิค วิธีการ แต่สิ่งที่ครูประจำชั้น/ ครูที่ปรึกษา จำเป็นต้องดำเนินการมีอย่างน้อย 2 ประการ คือ
1. การให้คำปรึกษาเบื้องต้น
2. การจัดกิจกรรมเพื่อป้องกันและแก้ไขปัญหา
4. การพัฒนาและส่งเสริมผู้เรียน
การพัฒนาและส่งเสริมนักเรียนเป็นการสนับสนุนให้นักเรียนทุกคน ไม่ว่าจะเป็นนักเรียนกลุ่มปกติ หรือกลุ่มเสี่ยง/มีปัญหา กลุ่มความสามารถพิเศษ ให้มีคุณภาพมากขึ้น ได้พัฒนาเต็มศักยภาพ มีความภาคภูมิใจในตนเองในด้านต่าง ๆ ซึ่งจะช่วยป้องกันมิให้นักเรียนที่อยู่ในกลุ่มปกติและกลุ่มพิเศษกลายเป็นนักเรียนกลุ่มเสี่ยง/มีปัญหา และเป็นการช่วยให้นักเรียนกลุ่มเสี่ยง/มีปัญหากลับมาเป็นนักเรียนกลุ่มปกติและมีคุณภาพ ตามมาตรฐานที่โรงเรียนหรือชุมชนคาดหวังต่อไป
การส่งเสริมพัฒนานักเรียนมีหลายวิธีที่โรงเรียนสามารถพิจารณาดำเนินการได้ แต่มีกิจกรรมหลักสำคัญที่โรงเรียนต้องดำเนินการ คือ
1. การจัดกิจกรรมโฮมรูม
2. การเยี่ยมบ้าน
3. การจัดประชุมผู้ปกครองชั้นเรียน (Classroom Meeting)
4. การจัดกิจกรรมเสริมสร้างทักษะการดำรงชีวิตและกิจกรรมพัฒนาผู้เรียน
5. การส่งต่อ
ในการป้องกันและแก้ไขปัญหาของนักเรียนโดยครูที่ปรึกษา อาจมีกรณีที่บางปัญหามีความยากต่อการช่วยเหลือ หรือช่วยเหลือแล้วนักเรียนมีพฤติกรรมไม่ดีขึ้นก็ควรดำเนินการส่งต่อไปยังผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านต่อไป เพื่อให้ปัญหา ของนักเรียนได้รับการช่วยเหลืออย่างถูกทางและรวดเร็วขึ้น หากปล่อยให้เป็นบทบาทหน้าที่ของครูที่ปรึกษาหรือครู คนใดคนหนึ่งเพียงลำพังความยุ่งยากของปัญหาอาจมีมากขึ้น หรือลุกลามกลายเป็นปัญหาใหญ่โตจนยากต่อการแก้ไข ซึ่งครูประจำชั้น/ครูที่ปรึกษาสามารถดำเนินการได้ตั้งแต่กระบวนการรู้จักนักเรียนเป็นรายบุคคล หรือการคัดกรองนักเรียน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะปัญหาของนักเรียน ในแต่ละกรณี
การส่งต่อแบ่งเป็น 2 แบบ คือ
1. การส่งต่อภายใน ครูที่ปรึกษาส่งต่อไปยังครูที่สามารถให้การช่วยเหลือนักเรียนได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะปัญหา เช่น ส่งต่อครูแนะแนว ครูพยาบาล ครูประจำวิชา หรือฝ่ายปกครอง
2. การส่งต่อภายนอก ครูแนะแนวหรือฝ่ายปกครองเป็นผู้ดำเนินการส่งต่อไปยังผู้เชี่ยวชาญภายนอก หากพิจารณาเห็นว่าเป็นกรณีปัญหาที่มีความยากเกินกว่าศักยภาพของโรงเรียนจะดูแลช่วยเหลือได้
ปัจจัยสำคัญที่มีผลต่อประสิทธิภาพของการดำเนินงานตามระบบการดูแลช่วยเหลือ
1. ผู้บริหารโรงเรียน ผู้ช่วยผู้บริหารทุกฝ่าย ตระหนักถึงความสำคัญของระบบการดูแลช่วยเหลือนักเรียน และให้การสนับสนุนการดำเนินงานหรือร่วมกิจกรรมตามความเหมาะสมอย่างสม่ำเสมอ
2. ครูทุกคนแลผู้เกี่ยวข้อง จำเป็นต้องมีความตระหนักในความสำคัญของระบบการดูแลช่วยเหลือนักเรียน มีทัศนคติที่ดีต่อนักเรียน และมีความสุขที่จะพัฒนานักเรียนในทุกด้าน
3. คณะกรรมการหรือคณะทำงานทุกคณะ ต้องมีการประสานงานอย่างใกล้ชิด และมีการประชุมในแต่ละคณะอย่างสม่ำเสมอตามที่กำหนด
4. ครูที่ปรึกษาเป็นบุคลากรหลักในการดำเนินงาน โดยต้องได้รับความร่วมมือจากผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่าย
5. การอบรมให้ความรู้และทักษะ รวมทั้งการเผยแพร่ข้อมูล ความรู้แก่ครูที่ปรึกษาหรือผู้เกี่ยวข้อง ในเรื่องที่เอื้อประโยชน์ต่อการดูแลช่วยเหลือนักเรียนในสิ่งที่จำเป็นโดยเฉพาะเรื่องทักษะการปรึกษาเบื้องต้น และแนวทางการแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ของนักเรียนซึ่งโรงเรียนควรดำเนินการอย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอ
การพัฒนาและขับเคลื่อนระบบการดูแลช่วยเหลือนักเรียน
1. ศึกษาสภาพและทิศทางการดำเนินงาน
2. วางแผนการดำเนินงานจัดระบบการดูแลช่วยเหลือนักเรียน
3. ดำเนินการตามแผนที่กำหนด
4. นิเทศ กำกับ ติดตาม
5. ประเมินเพื่อทบทวน (ประเมินภายใน)
6. สรุปรายงาน/ประชาสัมพันธ์
ระบบงานสารบรรณ 
ความหมายของงานสารบรรณ
“งานสารบรรณ” คือ งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำ
การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม และการทำลายเอกสาร
ขอบข่ายของงานสารบรรณ
(ทำ – ส่ง – รับ –รัก – ลาย)
จากความหมายของ
“งานสารบรรณ” ทำให้สามารถเห็นถึงขั้นตอนและขอบข่ายของงาน สารบรรณว่า เกี่ยวข้องกับเรื่องใดบ้าง
เริ่มตั้งแต่
1.
การผลิตหรือจัดทำเอกสาร (พิจารณา-คิด-ร่าง เขียน ตรวจร่าง-พิมพ์ทาน
สำเนา- เสนอ-ลงนาม)
2.
การส่ง (ตรวจสอบ-ลงทะเบียน-ลงวันเดือนปี-บรรจุซอง-นำส่ง)
3.
การรับ (ตรวจ-ลงทะเบียน-แจกจ่าย)
4.
การเก็บ รักษา และการยืม
5.
การทำลาย
หนังสือราชการ
หนังสือราชการ คือ
เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่
1)
หนังสือที่มีไปมาระหว่าง ส่วนราชการ
2) หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานภายนอกซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่มีไปถึง
บุคคลภายนอก
3) หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ
4) เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ
5) เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตาม
กฎหมาย ระเบียบหรือข้อบังคับ รวมถึง เอกสารที่ ประชาชนทั่วไปมีมาถึง ส่วนราชการและเจ้าหน้าที่รับไว้เป็นหลักฐานก็จัดว่าเป็นหนังสือราชการด้วย
ชนิดของหนังสือราชการ
(นอก – ใน - ตรา – สั่ง – ประชา –หน้าที่)
หนังสือราชการมี 6
ชนิด คือ
1)
หนังสือภายนอก
2)
หนังสือภายใน
3)
หนังสือประทับตรา
4)
หนังสือสั่งการ
5)
หนังสือประชาสัมพันธ์
6)
หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ
1. หนังสือภายนอก
คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีโดยใช้กระดาษ ตราครุฑ
เป็นหนังสือ ติดต่อระหว่างส่วนราชการ
หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่มีถึง บุคคลภายนอก
2. หนังสือภายใน
คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือ ภายนอก เป็นหนังสือติดต่อ ภายในกระทรวง
ทบวง กรมหรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ (การใช้หนังสือภายใน ส่วน ราชการมักนิยมใช้เฉพาะเรื่องที่ติดต่อภายในกรมเดียวกันเป็นส่วนใหญ่
หากมีหนังสือไป ต่างกรมแม้อยู่ใน กระทรวงเดียวกันมักนิยมใช้หนังสือราชการ ภายนอก)
ความแตกต่างระหว่างหนังสือภายในกับหนังสือภายนอก
ก.
หนังสือภายใน มีความเป็นแบบพิธีน้อยกว่า กล่าวคือ ไม่ต้องลงที่ตั้ง ไม่มีหัวข้อ
อ้างอิง หรือสิ่ง ที่่ส่งมาด้วยเป็นหัวข้อแยกออกมาและไม่ต้องมีค
าลงท้ายโดยถือหลักความเป็นกันเอง เนื่องจากเป็นการติดต่อ ระหว่างหน่วยงานในกระทรวง
ทบวง กรมหรือจังหวัดเดียวกัน ซึ่งเป็นที่่รู้จักกันดีอยู่แล้ว หรือเป็นหน่วยงาน ในสังกัดเดียวกัน
ข.
ขอบเขตการใช้หนังสือภายนอก ใช้ได้ทุกกรณีแต่หนังสือภายในจะใช้ได้เฉพาะการ ติดต่องาน
ของหน่วยงานภายในกระทรวง ทบวง กรมหรือจังหวัดเดียวกันเท่านั้น
จะใช้หนังสือภายในติดต่อ กับหน่วยงาน เอกชนที่มิใช่ส่วนราชการหรือกับบุคคลภายนอกไม่ได้
3. หนังสือประทับตรา
คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วน ราชการระดับกรม ขึ้นไป
โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกองหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจาก หัวหน้าส่วน
ราชการระดับกรมขึ้นไป เป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อก ากับตรา
หนังสือประทับตราให้ใช้ได้ทั้งระหว่างส่วน ราชการกับส่วนราชการ และ ระหว่างส่วนราชการกับบุคคลภายนอกเฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ
4. หนังสือสั่งการ
มี3
ชนิด ได้แก่ คำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ
4.1
คำสั่ง คือ
บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วย กฎหมาย ให้ใช้ กระดาษตราครุฑ
4.2
ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอ านาจหน้าที่ได้วางไว้โดยอาศัยอ
านาจ ของกฎหมาย หรือไม่ก็ได้เพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นการประจ า
ให้ใช้กระดาษตราครุฑ
4.3
ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอ านาจหน้าที่ก
าหนดให้ใช้โดยอาศัย อำนาจของกฎหมาย ที่บัญญัติให้กระท าได้ให้ใช้กระดาษตราครุฑ
5. หนังสือประชาสัมพันธ์
มี3
ชนิด ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์และข่าว
5.1
ประกาศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศ หรือชี้แจงให้ทราบ
หรือแนะแนวทางปฏิบัติ ให้ใช้กระดาษตราครุฑ
5.2
แถลงการณ์คือบรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำความ เข้าใจใน
กิจการของทางราชการ หรือเหตุการณ์หรือกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน
ให้ใช้กระดาษ ครุฑ
5.3
ข่าว คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ
6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ
คือ หนังสือที่ เจ้าหน้าที่ท าขึ้นนอกจาก ที่กล่าวแล้วข้างต้น
หรือหนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือ
บุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ และส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ มี 4
ชนิด คือ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น
6.1
หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคล
นิติบุคคล หรือ หน่วยงานเพื่อวัตถุประสงค์อย่างหนึ่งอย่างใดให้ปรากฏแก่บุคคลโดยทั่วไป
ไม่จำเพาะเจาะจง ให้ใช้กระดาษ ครุฑ
6.2
รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม
ผู้เข้าร่วมประชุมและมติของ ที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน
6.3
บันทึก คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือ
ผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานระดับต่ำากว่า
ส่วนราชการ ระดับกรมติดต่อกันในการ ปฏิบัติราชการ
โดยปกติให้ใช้กระดาษบันทึกข้อความ
6.4
หนังสืออื่น คือ
หนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้นเนื่องจากการปฏิบัติงาน ของเจ้าหน้าที่เพื่อ เป็นหลักฐานในทางราชการ
ซึ่งรวมถึงภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพด้วย หรือหนังสือของ บุคคลภายนอกที่ยื่นต่อเจ้าหน้าที่
และเจ้าหน้าที่ได้รับเข้าทะเบียนรับหนังสือของทางราชการ แล้ว มีรูปแบบ ตามที่กระทรวง
ทบวง กรมจะกำหนดขึ้นใช้ตามความเหมาะสม เว้นแต่มีแบบตามกฎหมาย เฉพาะเรื่องให้ทำ ตามแบบ
เช่น โฉนด แผนที่แบบ แผนผัง สัญญา คำร้อง เป็นต้น
หนังสือที่จัดท
าขึ้นโดยปกติให้มีสำเนาคู่ฉบับเก็บไว้ที่ต้นเรื่อง 1 ฉบับ และให้มีสำเนาเก็บไว้ที่หน่วยงาน สารบรรณกลาง 1 ฉบับ สำเนาคู่ฉบับให้ผู้ลงชื่อลงลายมือชื่อหรือลายมือชื่อย่อ
และให้ผู้ร่าง ผู้พิมพ์และ ผู้ตรวจ
ลงลายมือชื่อหรือลายมือชื่อย่อไว้ที่ข้างท้ายขอบล่างด้านขวาของหนังสือ
หนังสือเวียน
คือ หนังสือที่มีถึงผู้รับเป็นจำนวนมาก มีใจความอย่างเดียวกัน ให้เพิ่ม พยัญชนะ
ว หน้า เลขทะเบียนหนังสือส่งซึ่งก าหนดเป็นเลขที่หนังสือเวียนโดยเฉพาะ
เริ่มตั้งแต่เลข 1 เรียงเป็น ลำดับไปจนถึงสิ้น
ปีปฏิทิน หรือใช้เลขที่ของหนังสือทั่วไปตามแบบหนังสือภายนอกอย่างหนึ่งอย่างใด
การปฏิบัติต่อหนังสือเวียน เมื่อผู้รับได้รับหนังสือเวียนแล้วเห็นว่า
เรื่องนั้นจะต้องให้หน่วยงานหรือบุคคลในบังคับบัญชาในระดับต่าง ๆ ได้รับทราบด้วย
ก็ให้มีหน้าที่จัดทำสำเนาหรือจัดส่งให้หน่วยงานหรือบุคคลเหล่านั้นโดยเร็ว
การระบุชั้นความเร็วของหนังสือราชการ
หนังสือที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติเป็นหนังสือที่ต้องจัดส่งและดำเนินการทางสารบรรณ
ด้วย ความรวดเร็วเป็นพิเศษ แบ่งเป็น 3 ประเภท
คือ
1.
ด่วนที่สุด ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติในทันทีที่่ได้รับหนังสือนั้น
2.
ด่วนมาก
ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว
3.
ด่วน
ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเร็วกว่าปกติเท่าที่จะทำได้ ทั้งนี้ให้ระบุชั้นความเร็วด้วยอักษรสีแดง
เรื่องราชการที่จะดำเนินการหรือสั่งการด้วยหนังสือไม่ทัน
ให้ส่งข้อความทางเครื่องมือ สื่อสาร เช่น โทร เลข วิทยุโทรเลข
โทรพิมพ์โทรศัพท์วิทยุสื่อสาร วิทยุกระจายเสียงหรือวิทยุโทรทัศน์เป็น ต้น
และให้ผู้รับ ปฏิบัติเช่นเดียวกับได้รับหนังสือ ในกรณีที่จำเป็นต้องยืนยันเป็นหนังสือ
ให้ทำหนังสือยืนยัน ตามไปทันที
หนังสือราชการลับ
สำหรับหนังสือราชการลับ
ในระเบียบงานสารบรรณไม่ได้กล่าวถึงแนวทางปฏิบัติในเรื่องนี้เพราะ ระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติพ.ศ.2552
กำหนดให้ส่วน ราชการถือปฏิบัติอยู่แล้ว โดย เฉพาะที่เกี่ยวกับหนังสือราชการลับ
ได้กำหนดชั้นความลับของหนังสือออกเป็น 3 ชั้น คือ ลับที่สุด
ลับมาก ลับ
1.
ลับที่สุด
ได้แก่ความลับที่มีความสำคัญที่สุดเกี่ยวกับข่าวสาร วัตถุหรือบุคคลซึ่งหากความลับ ดังกล่าวทั้งหมดหรือบางส่วนรั่วไหลไปถึงบุคคลผู้ไม่มีหน้าที่ได้ทราบ
จะทำให้เกิดความเสียหายหรือเป็น ภยันตรายต่อความมั่นคง ความปลอดภัย หรือความสงบเรียบร้อยของประเทศชาติหรือ
พันธมิตรอย่างร้ายแรง ที่สุด
2.
ลับมาก
ได้แก่ความลับที่มีความสำคัญมากเกี่ยวกับข่าวสาร วัตถุหรือบุคคล ซึ่งถ้า หาก ความลับดังกล่าวทั้งหมดหรือบางส่วนรั่วไหลไปถึงบุคคลที่ไม่มีหน้าที่ได้ทราบ
จะทำให้เกิดความเสียหาย หรือเป็นภยันตรายต่อความมั่นคง
ความปลอดภัยของประเทศชาติหรือพันธมิตรหรือความเรียบร้อยภายใน ราชอาณาจักรอย่างร้ายแรง
3.
ลับ
ได้แก่ความลับที่มีความสำคัญเกี่ยวกับข่าวสาร วัตถุหรือบุคคล ซึ่ง ถ้าหากความลับ ดังกล่าวทั้งหมดหรือเพียงบางส่วนรั่วไหลไปถึงบุคคลผู้ไม่มีหน้าที่ได้ทราบจะทำให้เกิดความเสียหาย
ต่อ ทางราชการ หรือเกียรติภูมิของประเทศชาติหรือพันธมิตรได้
การรับและส่งหนังสือ
การรับหนังสือ
การรับหนังสือ ได้แก่การรับและเปิดซองหนังสือ ลงเวลา ลงทะเบียน และควบคุม จำหน่าย หนังสือที่ได้รับเข้ามาจากภายนอก
ไปให้เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานและติดตามเรื่อง
ขั้นตอนในการรับหนังสือ
1.
ตรวจสอบหนังสือที่เข้ามา
2.
แยกประเภทหนังสือ
3.
จัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนเพื่อดำเนินการก่อนหลัง
4.
เปิดซองและตรวจเอกสาร
5.
ประทับตรารับหนังสือ
6.
ลงทะเบียนรับหนังสือ
7.
ส่งหนังสือไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเพื่อดำเนินการ การส่งหนังสือ หนังสือที่จะส่งออกไปนอกหน่วยงาน
ได้แก่ หนังสือที่หน่วยงานเจ้าของเรื่องทำเสร็จ เรียบร้อยแล้ว และนำเสนอผู้บังคับบัญชาผู้มีอำนาจลงนามเพื่อดำเนินการส่งออก
ขั้นตอนในการส่งหนังสือ
1.
หน่วยงานเจ้าของเรื่องตรวจสอบความเรียบร้อย เช่น ผู้บังคับบัญชาลงนามเรียบร้อย
แล้ว เอกสารที่จะส่งไปด้วยครบถ้วน
เมื่อตรวจสอบความเรียบร้อยแล้วให้ส่งเรื่องให้หน่วยงานสารบรรณ กลางเพื่อ ส่งออก
2.
ลงทะเบียนส่งหนังสือในทะเบียนหนังสือส่ง
3.
ลงเลขที่และวันเดือนปีในหนังสือที่จะส่งอออก และสำเนาคู่ฉบับให้ตรงกับเลขทะเบียน
ส่งและ วันเดือนปีในทะเบียนหนังสือส่ง ตามข้อ 2
4.
ตรวจสอบความเรียบร้อย
5.
บรรจุซอง ปิดผนึกและจ่าหน้าซอง
6.
น าส่งผู้รับทางไปรษณีย์หรือโดยเจ้าหน้าที่นำสาร
7.
คืนสำเนาคู่ฉบับพร้อมต้นเรื่องให้หน่วยงานเจ้าของเรื่องหรือหน่วยเก็บ
การเก็บรักษา
และทำลายหนังสือ
การเก็บหนังสือ
แบ่งประเภทการเก็บออกเป็น 3 ประเภท คือ
การเก็บระหว่างปฏิบัติการเก็บไว้เพื่อใช้ในการ ตรวจสอบ
และการเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว
การเก็บระหว่างปฏิบัติ
คือ การเก็บหนังสือที่ยังปฏิบัติไม่เสร็จ ให้อยู่ในความ รับผิดชอบของ เจ้าของเรื่อง
การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ
คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว แต่จำเป็น จะต้องใช้ในการตรวจสอบเป็นประจำ
ไม่สะดวกในการส่งไปเก็บยังหน่วยเก็บของ ส่วนราชการตาม ระเบียบ สารบรรณ ให้เจ้าของเรื่องเก็บเป็นเอกเทศ
การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว
คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว และไม่มีอะไร ที่ จะต้องปฏิบัติต่อไปอีก
การเก็บหนังสือประเภทนี้เป็นการเก็บไว้เพื่อรอการทำลาย
อายุการเก็บหนังสือ
ระเบียบงานสารบรรณได้กำหนดอายุการเก็บหนังสือไว้ว่า
โดยปกติให้เก็บหนังสือต่าง ๆ ไว้ไม่น้อย กว่า 10 ปีเว้นแต่หนังสือดังต่อไปนี้
1.
หนังสือต้องสงวนเป็นความลับ
ให้ปฏิบัติตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัย แห่งชาติ
2.
หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดีสำนวนของศาลหรือของพนักงานสอบสวนหรือ
หนังสืออื่นใดที่ได้มีกฎหมายหรือระเบียบแบบแผนกำหนดไว้เป็นพิเศษแล้ว
การเก็บให้เป็นไปตามกฎหมาย และระเบียบแบบแผนว่าด้วยการนั้น
3.
หนังสือเกี่ยวกับประวัติศาสตร์ขนบธรรมเนียมจารีตประเพณีสถิติหลักฐานหรือเรื่อง
ที่ ต้องใช้สำหรับศึกษาค้นคว้า หรือหนังสืออื่นในลักษณะเดียวกัน
ให้เก็บไว้เป็นหลักฐานทางราชการตลอดไป หรือตามที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติกรมศิลปากรกำหนด
4.
หนังสือที่ได้ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว และเป็นคู่สำเนาที่มีต้นเรื่องจะค้นได้จาก
ที่อื่นให้ เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี
5.
หนังสือที่เป็นเรื่องธรรมดาสามัญซึ่งไม่มีความสำคัญและเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นเป็นประจ
าเมื่อ ด าเนินการแล้วเสร็จให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 1 ปี
6.
หนังสือที่เกี่ยวกับการเงินซึ่งมิใช่เอกสารสิทธิโดยปกติหนังสือทางการเงินต้องเก็บไว้ไม่
น้อยกว่า 10 ปีบางกรณีหรือบางเรื่องแม้จะครบกำหนด 10 ปีแล้ว อาจจะยังไม่สามารถขอทำลายได้เนื่องจาก ยังต้องเก็บไว้เพื่อรอการตรวจสอบหรือเก็บไว้เป็นหลักฐาน
อย่างไรก็ตาม ในกรณีหนังสือที่ เกี่ยวกับการเงินซึ่ง มิใช่เอกสารสิทธิหากเห็นว่า
ไม่มีความจำเป็นต้องเก็บไว้ถึง 10 ปีให้ทำความตกลงกับ
กระทรวงการคลังเพื่อ ขอทำลายได้
การยืม
การยืมหนังสือที่ส่งเก็บแล้ว
มีหลักเกณฑ์ให้ปฏิบัติดังนี้
1.
ผู้ยืมจะต้องแจ้งให้ทราบว่า เรื่องที่ยืมนั้นจะน าไปใช้ในราชการใด
2.
ผู้ยืมจะต้องมอบหลักฐานการยืมให้เจ้าหน้าที่เก็บ
แล้วลงชื่อรับเรื่องที่ยืมไว้ในบัตรยืม หนังสือ และเจ้าหน้าที่รวบรวมหลักฐานการยืม
เรียงล าดับ วันที่ เดือน ปีไว้เพื่อติดตาม ทวงถาม ส่วนบัตร ยืมหนังสือ นั้นให้เก็บไว้แทนหนังสือที่ถูกยืมไป
3.
การยืมหนังสือระหว่างส่วนราชการ
ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับ กองขึ้นไปหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย
4.
การยืมหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน
ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้า ส่วน ราชการระดับแผนกขึ้นไปหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย
5.
ห้ามมิให้บุคคลภายนอกยืมหนังสือ เว้นแต่จะให้ดูหรือคัดลอกหนังสือ
ทั้งนี้จะต้อง ได้รับ อนุญาตจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกองขึ้นไปหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายก่อน
การทำลายหนังสือ
หนังสือราชการที่หมดความจำเป็นในการใช้งาน
และเก็บไว้จนครบอายุการเก็บตามที่ ระเบียบ สารบรรณกำหนดแล้ว
เพื่อมิให้เป็นภาระแก่ส่วนราชการ จำเป็นต้องนำออกไปทำลายเพื่อช่วยให้ส่วนราชการ ต่าง
ๆ มีสถานที่เก็บหนังสือได้ต่อไป
ขั้นตอนการทำลายหนังสือ
1.
ภายใน 60 วัน หลังจากวันสิ้นปีปฏิทิน
ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือ สำรวจ ที่ครบกำหนดอายุการเก็บในปีนั้น
ไม่ว่าจะเป็นหนังสือที่เก็บไว้เองหรือที่ฝากเก็บไว้ที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร
แล้วจัดท าบัญชีหนังสือขอทำลายเสนอหัวหน้า ส่วนราชการระดับกรมเพื่อ
พิจารณาแต่งตั้ง คณะกรรมการทำลายหนังสือ
2.
ให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกรม แต่งตั้งคณะกรรมการท าลายหนังสือ
ประกอบด้วย ประธานกรรมการและกรรมการอีกอย่างน้อยสองคน โดยปกติให้แต่งตั้งจาก
ข้าราชการ ตั้งแต่ระดับ 3 หรือ เทียบเท่าขึ้นไป คณะกรรมการทำลายหนังสือมีหน้าที่ดังนี้
2.1
พิจารณาหนังสือที่จะขอท าลายตามบัญชีหนังสือขอท าลาย หนังสือที่จะทำลาย
ได้
ต้อครบอายุการเก็บแล้วตามประเภทของหนังสือนั้น
ๆ ถ้าเป็นหนังสือที่มีอายุการเก็บยังไม่ครบกำหนด ต้อง เก็บไว้ให้ครบอายุเสียก่อน
2.2
กรณีที่หนังสือนั้นครบอายุการเก็บแล้ว และคณะกรรมการมีความเห็นว่า
หนังสือ นั้นยังไม่
ควรทำลาย
และควรจะขยายเวลาการจัดเก็บไว้ให้ลงความเห็นว่า จะขยายเวลาการเก็บไว้ถึงเมื่อใด ในช่อง
“การพิจารณา” ของบัญชีหนังสือขอทำลาย แล้วให้แก้ไขอายุการเก็บในตรากำหนดเก็บ
หนังสือ โดย ให้ประธานกรรมการทำลายหนังสือลงลายมือชื่อก ากับการแก้ไข
2.3
ในกรณีที่คณะกรรมการมีความเห็นว่า หนังสือเรื่องใดควรทำลาย ให้กรอก เครื่องหมาย
กากบาท ลงในช่อง
“การพิจารณา”
2.4
เสนอรายงานผลการพิจารณา พร้อมกับบันทึกความเห็นแย้งของคณะกรรมการ
(ถ้า มี) ต่อ
หัวหน้าส่วนราชการระดับกรม
หรือผู้ว่าราชการจังหวัดแล้วแต่กรณีเพื่อพิจารณาสั่งการ
2.5
ควบคุมการท าลายหนังสือซึ่งผู้มีอำนาจอนุมัติให้ทำลายได้แล้ว
2.6
ทำบันทึกลงนามร่วมกันรายงานให้ผู้มีอำนาจอนุมัติทราบว่า ได้ทำลายหนังสือ
แล้ว
วิธีการทำลายหนังสือ
1.
โดยการเผา
2.
โดยวิธีอื่นที่จะไม่ให้หนังสือนั้นอ่านเป็นเรื่องได้ซึ่งอาจทำได้หลายวิธีเช่น
ฉีกเป็น ชิ้นเล็ก ๆ หรือเข้าเครื่องย่อย หั่นเป็นฝอย ตัด หรือ ต้ม เป็นต้น 
